Kama vile biashara zinazopata faida, mashirika yasiyo ya faida yanahitaji wafanyakazi ili kuendeleza shirika lao. Ingawa kusudi lao kuu ni kutoa ufadhili na programu kwa watu mahususi, mashirika ya kutoa misaada pia hutumia baadhi ya fedha zao kuwalipa wale wanaoweka kila kitu kihalali na kupangwa.
Uwekaji viwango vya Gharama za Utawala za Hisani
Imekuwa sheria ya muda mrefu miongoni mwa mashirika yasiyo ya faida kuangalia gharama za usimamizi kama kigezo cha afya ya kifedha ya shirika. Kihistoria, nambari ya uchawi ilikuwa gharama yoyote chini ya asilimia 30 iliwakilisha shirika la usaidizi ambalo angalau lilikuwa likifanya jaribio la kudumisha uwajibikaji wa kifedha. Shule za hivi majuzi za mawazo zimependekeza mashirika ya usaidizi yenye ufanisi mkubwa hayawezi kuhukumiwa kwa gharama zao za usimamizi pekee, lakini inapaswa kuthaminiwa kwa ufanisi wao na athari pia.
Nini Kinachojumuishwa katika Gharama za Utawala
Gharama za kuendesha shirika la kutoa msaada huitwa gharama za usimamizi au wakati mwingine huitwa malipo ya ziada. Gharama hizi zinajumuisha chochote kinachohitajika ili shirika kiwepo ambacho hakiingii katika kategoria za uchangishaji pesa, shughuli za programu au shughuli za uanachama.
Usimamizi, au usimamizi, gharama kwa kawaida hujumuisha:
- Mfanyakazi wa Rasilimali watu na uhasibu
- Sehemu za Mkurugenzi na mishahara ya wafanyakazi
- Teknolojia za habari zinazotolewa kwa miundombinu na uendeshaji
- Kutolewa kwa ripoti ya mwaka
- Vifaa vya ofisi
- Huduma za ujenzi
- Huduma za kisheria
- Gharama za Bodi ya Mkurugenzi
Kubadilika kwa Gharama kwa Aina ya Shirika
Aina tofauti za misaada zinahitaji viwango tofauti vya malipo, kwa hivyo kila moja inapaswa kulenga kiwango katika nyanja yake badala ya asilimia moja ya jumla kwa mashirika yote ya kutoa misaada. Charity Navigator inatoa uchanganuzi kamili wa fedha za shirika bora zilizogawanywa kulingana na aina ya hisani. Kwa ujumla, gharama za usimamizi chini ya asilimia 15 huchukuliwa kuwa bora zaidi, hata hivyo kuna tofauti, kama vile:
- Makumbusho yanahitaji gharama kubwa zaidi hadi asilimia 17.5.
- Mifumo ya chakula/benki na mashirika ya kutoa misaada ya kibinadamu yanapaswa kuwa na malipo ya chini na kiwango cha gharama cha takriban asilimia tatu.
- Mashirika yanayotoa ruzuku hayapaswi kuona gharama kubwa zaidi ya asilimia saba na nusu.
Mgao
Kila shirika hutenga sehemu za mishahara ya mtendaji na mfanyakazi kwa gharama za usimamizi. Wakati wowote mfanyakazi hutumia kutekeleza majukumu ya usimamizi, badala ya huduma za programu au uchangishaji wa pesa, hutengwa kwa kitengo cha gharama za usimamizi. Kando na rasilimali watu na wafanyikazi wa uhasibu, mishahara mingi ya wafanyikazi wa hisani haiwezi kuhusishwa kabisa na gharama za usimamizi.
Kutenganisha Programu
Mashirika yaliyo na zaidi ya kitengo kimoja cha programu, kama vile utafiti na elimu, yanapaswa kutenganisha gharama za usimamizi kwa kila aina. Hii inatoa mtazamo sahihi wa kile kinachotumika kwa kila programu haswa.
Mapendeleo ya Wafadhili
Wafadhili mara nyingi wameomba kwamba michango yao ya pesa iende moja kwa moja kwenye utekelezaji wa mpango. Katika tafiti zilizofanywa na Shule ya Biashara ya Harvard, watafiti waligundua kuwa watu wana uwezekano wa kuchangia karibu mara tatu zaidi ya kutoa mchango kwa shirika la usaidizi wanaojua kuwa gharama zake za usimamizi zinalipwa na wafadhili wa kibinafsi kuliko moja ambapo mchango wao unaweza kutumika kwa gharama za ziada. Wafadhili wanapaswa kukumbuka kuwa gharama za usimamizi zipo katika mashirika yote na baadhi ya michango inapaswa kutolewa bila vikwazo ili mashirika yaweke hundi zinazohitajika.
Faida na Hasara za Gharama za Utawala
Hitimisho mbalimbali zinaweza kufikiwa kuhusu gharama, lakini ni muhimu kuweka gharama za usimamizi kulingana na vigezo vingine kadhaa vya kifedha. Angalia masuala ya kifedha kwa ujumla wake na uulize timu ya wasimamizi maswali mengi.
Gharama nafuu
Gharama za chini za usimamizi zinaweza kumaanisha kuwa shirika linafanya kazi kwa uzembe sana na kila mara kuhakikisha kwamba ziada imetolewa nje ya bajeti. Inaweza pia kumaanisha kuwa shirika linatoa utekelezaji halisi wa programu kwa mashirika mengine na ina malipo kidogo. Dhana nyingine bado ni kwamba wakala unaendeshwa na wafanyakazi wachache kuliko inavyohitajika au kufanya kazi na wafanyakazi wenye mafunzo ya chini na wenye sifa duni.
Gharama Kubwa
Gharama za juu za usimamizi zinaweza kumaanisha hakuna uangalizi wa kutosha katika wakala. Majukumu ya wafanyikazi hayawezi kufafanuliwa wazi au kunaweza kuwa na wafanyikazi wengi wanaofanya kazi sawa. Inaweza pia kumaanisha kuwa shirika lina hundi na salio ili kuhakikisha kuwa shughuli za kila siku zinatii sheria za serikali na shirikisho pamoja na mapendekezo yanayotolewa na mashirika yasiyo ya faida. Katika hali mbaya zaidi gharama hizi zinaweza kuonyesha ulaghai au matumizi yasiyo ya msingi.
Vipaumbele na Ahadi
Mafanikio ya shirika la hisani hayafai kupimwa kwa kutumia tu gharama za chini za usimamizi na uendeshaji. Unapounda shirika lisilo la faida au kuchagua la kuchangia, zingatia gharama zao na athari zake zinazoweza kupimika. Shirika kubwa la hisani huweka vipaumbele na ahadi zao sawa kwa kuelekeza juhudi katika kusaidia kazi yao.
