Kila hali ya kufungwa kwa biashara ina maelezo tofauti. Aina ya biashara itaamua ni hatua gani wewe, wateja au wasambazaji wako itabidi uchukue kabla ya biashara kufungwa kabisa. Ili kutengeneza barua iliyogeuzwa kukufaa inayokidhi mahitaji yako, anza na sampuli ya herufi na ubadilishe maneno ili kuonyesha maelezo ya hali yako mahususi.
Violezo vya Barua ya Kufunga Biashara
Ikiwa unasimamia mchakato wa kufunga biashara, inaweza kufaa kwako kutuma barua kwa wateja na wasambazaji wako. Barua za sampuli za hadhira hizi zimetolewa hapa. Unaweza kufikia kila kiolezo kwa kubofya picha inayolingana. Kila kiolezo ni hati ya PDF inayoweza kubinafsishwa ambayo inaweza kuhifadhiwa na kuchapishwa inavyohitajika. Tazama mwongozo huu wa magazeti kwa usaidizi wa kufanya kazi na hati.
Arifa kwa Mteja
Kiolezo hiki kimeundwa ili kutumwa kwa wateja ili kuwafahamisha kuwa kampuni inafungwa. Ni muhimu sana kutuma aina hii ya barua ikiwa wateja wanahitaji kuchukua bidhaa kutoka eneo lako au kuchukua hatua nyingine kabla ya biashara kukoma kufanya kazi.
Arifa kwa Mgavi
Tumia barua hii kuwaarifu wasambazaji kwamba shirika lako litaacha kufanya kazi, likiwa na uhakika wa kutoa notisi ya kutosha ili kuruhusu ankara za mwisho za akaunti, malipo na utatuzi wa masuala yoyote ambayo hayajawasilishwa.
Sababu za Kuandika Barua ya Kufunga Biashara
Baada ya kufanya uamuzi wa kufunga biashara yako, haipendekezi tu kuning'iniza alama 'iliyofungwa' kwenye mlango wako. Ni vyema kutangaza kufunga kwa wateja na wasambazaji wako kwa barua rasmi. Wamekuwa wahusika wakuu katika shughuli zako za biashara kwa kununua bidhaa na huduma zako na, kwa upande wa wasambazaji, kwa kukupa bidhaa na huduma ambazo zilikuwa muhimu katika biashara yako. Kama mojawapo ya vitendo vyako vya mwisho vya huduma kwa wateja, utahitaji kuwapa onyo mapema kwamba biashara yako haitapatikana tena.
Barua ya kufungwa kwa biashara ni njia bora ya kumaliza kitaalamu uhusiano wako wa sasa wa biashara na kueleza hatua zozote zinazohitaji kuchukuliwa na wateja na wasambazaji wako. Kutuma aina hii ya barua huonyesha juhudi za nia njema za kuwasiliana na kuwashughulikia wale ambao shirika lako limefanya biashara nao. Inaweza pia kusaidia kuhakikisha kuwa masuala yote yanashughulikiwa kabla ya kufungwa, jambo ambalo linaweza kusaidia kuzuia masuala ya kisheria yanayoweza kuzuka barabarani.
Saa ya Arifa ya Kufungwa
Hakuna sheria ngumu na ya haraka kuhusu wakati unahitaji kutuma barua ya kufunga biashara. Tarehe halisi ya barua itategemea mambo kadhaa.
Wateja
Unataka wateja wako maalum wasikie kuhusu kufungwa kwa biashara yako kutoka kwako, si kwa uvumi au kugundua mlango uliofungwa bila taarifa mapema. Kuwa na notisi huimarisha wateja wako kwamba unafikiri wao ni maalum na huwapa fursa ya kufanya miamala yoyote ya mwisho ya biashara nawe.
Kwa ujumla, zingatia kutuma barua ya notisi ya kufunga au kujumuisha nakala ya barua katika bili yao ya kila mwezi angalau siku 30 kabla ya tarehe ya kufungwa. Biashara ya huduma kama vile kisafishaji kavu au duka la kurekebisha itahitaji kuwapa wateja muda wa kutosha wa kuingia na kuchukua mali zao. Biashara ya rejareja huenda ikataka kuacha muda mwingi kwa mauzo ili kupunguza hesabu zao, huku barua ya kufunga biashara ikitolewa kabla ya mauzo kuanza.
Wasambazaji
Kwa ujumla ni vyema kuwajulisha wasambazaji dhamira yako ya kufunga angalau siku 60 kabla ya tarehe yako ya mwisho ya kazi. Hii itaruhusu muda wa kutosha kwa akaunti kusuluhishwa na kufungwa.
Kuzingatia Maalum kwa Mipango ya Baadaye
Ikiwa unauza biashara na unapanga kufungua biashara mpya inayohusiana mara baada ya hapo, unaweza kutaka kupunguza muda kati ya hizo mbili. Kwa mfano, unaweza kuamua kusita kutuma barua ya kufungwa kwa biashara hadi kabla ya tarehe ya kufungwa ikiwa unauza umiliki wa nyumba yako na kufungua huduma yako binafsi ya utunzaji wa nyumba.
Nini cha Kuwasiliana kwa Barua Yako
Malengo makuu ya barua ya kufungwa kwa biashara ni kueleza kwa uwazi maelezo ya kufungwa kwa biashara na kumshukuru kwa dhati msomaji kwa biashara au huduma yake. Barua hizi hazihitaji kuwa ndefu ili kuwa na ufanisi. Barua inapaswa:
- Mwambie msomaji tarehe ambayo biashara itafungwa
- Mfahamishe msomaji kuhusu jambo lolote analohitaji kufanya (kama vile kuchukua vifaa vyao vya kusafisha nguo, kulipa bili anayodaiwa, au kuja kwa ajili ya mauzo ya biashara)
- Mwambie msomaji mahali pa kuelekeza maswali yake
- Asante mteja au msambazaji kwa biashara yake
Barua sio lazima itoe sababu kwa nini biashara inafungwa. Ikiwa sababu ni habari njema, kama vile kustaafu kwa mmiliki, unaweza kuamua kujumuisha sababu katika barua. Vinginevyo, kwa kawaida ni bora kuelekeza barua kwenye mada ambazo ni muhimu kwa msomaji, kama vile kile anachohitaji kufanya na kwa wakati gani.
Dumisha Uhusiano
Inapendekezwa kuacha uhusiano wa biashara kwa njia nzuri. Hata kama hutapanga kamwe kuona au kufanya kazi na mtu binafsi tena, ni bora kuwa na manufaa, chanya na mwaminifu katika barua za kufungwa kwa biashara. Utaalam wako utarahisisha kufunga biashara na inaweza kukupa mwanzilishi ikiwa mipango yako ya biashara ya siku zijazo itakuongoza kufanya kazi na watu hawa katika siku zijazo.
