Ikiwa unashughulikia kuchangisha pesa kwa shirika lisilo la faida, mara nyingi utahitaji kutuma barua kwa wafadhili watarajiwa. Barua ni muhimu kwa ajili ya kujenga uhusiano na wafadhili na kuwakumbusha wale ambao wameunga mkono kazi yako kwa ukarimu hapo awali kufikiria kuchangia kwa mara nyingine tena. Tumia barua hizi za michango za sampuli kwa msukumo! Ikiwa unahitaji usaidizi wa kupakua violezo, angalia vidokezo hivi muhimu.
Kiolezo cha Barua ya Msingi ya Mchango
Mashirika hutuma barua za rufaa kila mwaka. Rufaa mara nyingi hutumika kuleta kiasi kikubwa cha pesa kusaidia programu za shirika na kupanua juhudi mpya. Barua ya msingi ya mchango itaeleza shirika, lengo la kampeni ni nini na pia maelezo kuhusu kwa nini michango inahitajika. Kiolezo cha msingi cha barua ya mchango kinaweza kutumika kwa ajili ya rufaa ya kila mwaka ya shirika na kinaweza kubinafsishwa ili kujumuisha maelezo mahususi yanayohusiana na sababu yako.
Ombi la Kuchangisha Pesa kwa Hali Maalum
Wakati mwingine shirika linaweza kutuma ombi la mchango kwa hali maalum. Barua hii ya ubunifu ya ombi la mchango imeundwa ili kuvutia umakini wa wafadhili ambao wanaweza kuwa na nia ya kutoa ufadhili kwa hali maalum. Katika hali hii, ni kusherehekea ukumbusho wa shirika, lakini barua inaweza kubadilishwa kwa hali mbalimbali. Unapoandika herufi ya aina hii, tumia mbinu au pembe ya kipekee ili kuhamasisha kitendo.
Ombi Maalumu la Mpango
Wakati mwingine unahitaji kuwauliza wafadhili wakupe pesa ili kusaidia kufadhili mpango mahususi. Iwapo hiyo ndiyo aina ya mradi wa kuchangisha pesa unaoshughulikia, zingatia kuhariri kiolezo cha ombi la mchango mahususi kwa mpango huu ili kuwashawishi watarajiwa kufikia mifukoni mwao ili kusaidia kulipia gharama ya mpango.
Mfano wa Barua ya Ukuzaji wa Tukio Maalum
Unapolenga kuuza tikiti kwa uchangishaji wa hafla maalum, unaweza kupata kwamba baadhi ya wafadhili wana uwezekano mkubwa wa kujibu barua ya kawaida kuliko ujumbe wa barua pepe au kadi ya mwaliko. Tumia kiolezo hiki cha ukuzaji wa hafla maalum kwa msukumo ikiwa hiyo ndiyo aina ya herufi unayohitaji kuunda.
Kiolezo cha Ombi la Kuchangia Bidhaa ya Mnada
Kufanya tukio maalum ni njia nzuri kwa shirika kuleta kiasi kikubwa cha fedha. Mashirika mengi yanajumuisha mnada wa moja kwa moja au wa kimya kama sehemu ya shughuli za tukio. Barua mara nyingi ndiyo ilani ya kwanza ambayo watu binafsi na wafanyabiashara watapokea kwamba tukio litafanyika. Barua itataja aina gani ya michango ya bidhaa za mnada zinahitajika pamoja na maelezo ya tukio lijalo. Tumia kiolezo cha barua ya mchango ya bidhaa ya mnada iliyoambatishwa ili kuomba michango itumike katika mnada.
Mfano Barua ya Michango ya Kanisa
Ili kuchangisha pesa kila mwaka, makanisa mengi huwauliza washiriki wao usaidizi. Barua hii ya kuchangisha pesa ya kanisa inaweza kutumika kwa kampeni ya kila mwaka ya kanisa. Walengwa wa barua hii ni washiriki wa kanisa. Barua sawia pia zinaweza kutumwa kwa wanachama kuomba ufadhili wa programu au mipango mahususi.
Kampeni ya Kila Mwaka ya Kutoa Hazina
Bila shaka, sio kampeni zote za kila mwaka za kutoa hazina ni za makanisa. Ikiwa unafanyia kazi aina tofauti ya shirika lisilo la faida na ungependa kuwasiliana na wafadhili watarajiwa kupitia barua, zingatia kutumia sampuli hii ya barua ya kila mwaka ya kufadhili kama kianzio cha kuunda toleo maalum maalum kwa shirika unalowakilisha. Vinginevyo, unaweza kupata mojawapo ya barua hizi kuu za kampeni kuwa zinazofaa zaidi kwa hali yako.
Barua ya Kuchangisha Pesa ya Shule
Barua mara nyingi hutumwa kwa wazazi wa watoto ambao ni wanafunzi wa shule fulani. Kwa kuwa shule zina wafadhili mbalimbali kwa mwaka mzima, mara nyingi wazazi huwasiliana ili kupata usaidizi. Barua ya mfano ya Theis ya kuchangisha pesa ya shule inaweza kutumwa kwa wazazi kwa matumaini kwamba wataonyesha msaada wao kwa kutuma mchango wa kifedha, kujitolea kwa wakati wao au kutoa kitu kitakachotumika kama sehemu ya uchangishaji.
Ombi la Muda wa Kujitolea
Mashirika mara nyingi huhitaji kuajiri wafanyakazi wa kujitolea ili kuwasaidia ikiwa hawana wafanyakazi au wana mahitaji mahususi, na watu wengi wanapendelea kuchangia wakati au huduma zao badala ya pesa. Kiolezo hiki cha ombi la wakati wa kujitolea kinaweza kutumika wakati wa kuomba watu wa kujitolea kusaidia shirika lako kwa miradi na kazi mbalimbali.
Kiolezo cha Mchango kwa Barua Pepe
Iwapo ungependa kuwasiliana na mtu anayetarajiwa kuwa mfadhili kwa njia isiyo rasmi, tumia kiolezo hiki cha ombi la kuchanga kupitia barua pepe ili kupata msukumo. Kiolezo hiki ni bora kutuma kwa wale ambao hapo awali wamekubali kuunga mkono hoja yako au wanaofahamu juhudi zako.
Mfano wa Barua ya Kuomba Mchango wa Sikukuu
Baadhi ya mashirika ya kutoa misaada yana maombi mahususi ya michango wakati wa msimu wa likizo. Kwa mfano, ikiwa kikundi chako kilitayarisha milo ya likizo kwa ajili ya watu binafsi au familia yenye uhitaji, huenda ukahitaji kuandika barua kuomba pesa za kununua chakula kwa ajili ya milo ya likizo ambayo shirika lako litakuwa likitoa au kuwasilisha. Au, unaweza kuhitaji barua ya kuomba usaidizi wa kifedha unaohusiana na likizo kwa aina nyingine za programu.
Vidokezo vya Muundo wa Barua ya Mchango
Barua za michango ni muhimu kwa shirika lolote linalotaka kuchangisha pesa, kwa hivyo kila mtu anayefanya kazi katika kuchangisha pesa anahitaji kujua jinsi ya kuandika barua ya kuomba michango au ufadhili. Iwe unaandika barua kwa mtu binafsi au shirika, ni muhimu kujumuisha maelezo yote muhimu katika aina hii ya ombi. Barua bora zaidi za kuchangisha pesa hufuata muundo unaofaa wa barua ya biashara na huwa na vipengele vifuatavyo:
- Nembo ya shirika lako, jina, anwani ya barua pepe, nambari ya simu na tovuti
- Salamu za Kibinafsi (Ikiwa unajua jina la mtoaji anayetarajiwa, litumie. Ikiwa sivyo, tumia kitu kama vile Rafiki Mpendwa wa XYZ.)
- Sababu kwa nini unaomba pesa
- Ombi la moja kwa moja, bayana la mchango.
- Onyesha jinsi utakavyoshukuru kupokea mchango wao
- Thamini michango ya awali kutoka kwa mpokeaji
- Wito wa kuchukua hatua
- Maelezo ya mawasiliano
Miguso Maalum
Utataka kuifanya barua yako isimame na itambuliwe. Kwa kuwa mashirika mengi hutuma rufaa, ni muhimu kufanya yako iwe rahisi kusoma na kuvutia. Hutaki yako kuishia kwenye takataka au kwenye rundo kwenye dawati la mtu. Baadhi ya miguso maalum ya kuzingatia ni:
- Kuongeza mguso wa kibinafsi kwenye barua ni njia nzuri ya kuifanya itambuliwe. Unaweza kuifanya iwe ya kibinafsi zaidi kwa kuifanya iwe sahihi kwa mkono. Unaweza pia kujumuisha kidokezo kilichoandikwa kwa mkono chini ya herufi.
- Barua za mchango zinapaswa kuchapishwa kwenye barua ya shirika lako na ziwekwe kwenye bahasha iliyo na anwani ya shirika inayoonekana wazi mbele.
- Simu ya kufuatilia inaweza kuongeza mguso mwingine wa kibinafsi na kuwakumbusha wafadhili watarajiwa kwamba michango yao inahitajika sana na inathaminiwa sana.
- Mwishowe, uwe na mfumo wa kufuatilia michango. Hii itakusaidia katika kutengeneza barua za asante na itafanya iwe rahisi kuandaa awamu inayofuata ya barua za maombi.
Badilisha Sampuli za Barua kwa Hali Yako
Ubora wa barua ya ombi la mchango unaweza kusaidia kubainisha kama mtu anayetarajiwa kuwa mfadhili angependa kutoa kwa shirika lako. Tumia violezo vilivyoambatishwa vya sampuli za barua kutafuta michango ili kuomba aina mbalimbali za michango kwa shirika lako lisilo la faida. Weka kila kiolezo kulingana na mahitaji ya shirika lako. Iwe unaomba ufadhili au aina nyingine za michango kutoka kwa biashara au watu binafsi, hakikisha kuwa unafuatilia kila mara mchango wowote unaopokea kwa barua ya shukrani au hata simu.
