Kwa kawaida hutumika na biashara, kuweka alama ni mchakato wa kutathmini uwezo wa shirika au idara sawa na shirika lako lisilo la faida na kulinganisha kazi yako na yao. Mashirika yasiyo ya faida yanapotafuta kupata ufadhili wa ruzuku, vigezo hivi mara nyingi hutumika kama zana ya kutathmini ufanisi wa shirika.
Kigezo Ni Nini?
Kigezo ni kipimo kinachoonyesha utendaji wako wa awali na wa sasa ikilinganishwa na ule wa mashirika yasiyo ya faida sawa na yaliyofanikiwa - kwa kawaida katika masuala ya fedha. Kipimo hiki hukuruhusu kutathmini uwezo na udhaifu wa shirika lako kama njia ya kuboresha juhudi zako za baadaye za kukusanya pesa na kupanga programu.
Hatua za Kulinganisha
Iwapo unaunda viwango kwa mara ya kwanza au unasasisha za sasa, kuna mfululizo wa hatua zinazofanya mchakato uendeshwe vizuri. Jaribu mchakato ufuatao.
Unda Timu
Mashirika yasiyo ya faida yanajulikana vibaya kwa kuwa na wafanyikazi wachache na bajeti finyu, kwa hivyo utahitaji kuunda timu ya watu walio makini ambao wanaweza kufanya kazi pamoja katika kuweka alama za kifedha zako. Mkaguzi Andy Maffia anapendekeza timu hii ijumuishe wale wanaofanya maamuzi ya kifedha na wale walioathiriwa nayo ili kupata mtazamo wa pamoja zaidi.
Fafanua Maono na Maswali Yako ya Baadaye
Wataalamu wa uhasibu kutoka SKR+CO wanasema kufafanua kile ambacho shirika lako linahitaji kupima ni hatua ya kwanza katika mchakato wa kielelezo. Zingatia malengo na misheni yako ya siku zijazo na njia zinazohitajika ili kuboresha programu hizo. Chagua vigezo vichache vya kuanza navyo, hasa maeneo ambayo unapanga kuzingatia katika siku za usoni.
Mazingatio ni pamoja na yafuatayo:
- Ufanisi wa programu
- Ufanisi wa kuchangisha pesa
- Sawa au akiba inayoweza kutumika
- mapato ya programu
- Michango ya wastani
Andika Vigezo
Vigezo vyema ni alama ya ufadhili thabiti na endelevu. Kwa maneno mengine, watoa ruzuku wanataka kutoa kwa mashirika ambayo yanajua wanakoenda na jinsi ya kufika huko.
Chukua kwa mfano, shirika ambalo dhamira yake ni "kuboresha maisha ya watoto wa mijini kwa kukuza kusoma na kuandika." Vigezo vinahitaji kusema:
- Hasa kile ambacho shirika litafanya ili kukuza ujuzi wa kusoma na kuandika
- Jinsi shirika linavyopanga kutathmini kama linafaulu
- Malengo mahususi na yanayoweza kupimika ambayo hayajumuishi tu ratiba ya wakati ambapo alama hiyo itafikiwa bali pia mbinu ya kutathmini
- Jinsi lengo linavyolingana na taarifa ya dhamira ya shirika
Kigezo duni kinaweza kusema "Mradi wa Kusoma na Kuandika wa Jiji la Ndani (ICLP) utaboresha ujuzi wa kusoma na kuandika kwa kufanya kazi na shule za karibu." Kauli hii haieleweki na haitoi taarifa mahususi kuhusu lini na jinsi gani ujuzi wa kusoma na kuandika utaboreshwa. Kigezo bora zaidi katika hali hii kinaweza kusema "ICLP itafanya kazi kuboresha uwezo wa kusoma na kuandika kwa kuhakikisha kila darasa katika wilaya hii lina maktaba ya darasa yenye angalau vitabu 100 ndani ya miaka miwili kwa kufanya maonyesho ya vitabu na maonesho ya vitabu mara mbili kwa mwaka. Matukio ya kuchangisha fedha yatatoa mtaji wa kutoa angalau warsha tatu za walimu na kutoa washauri kwa walimu wapya wa shule za msingi ndani ya wilaya katika kipindi cha miaka mitano ijayo."
Kusanya Data na Linganisha
Anza kwa kukusanya data inayofaa kutoka kwa ripoti za kifedha za wakala wako mwenyewe za zamani na za sasa kwa kila kigezo ulichochagua. Ikiwa wewe ni sehemu ya shirika kubwa, tambua idara au timu zilizo na mapato ya juu zaidi au ufanisi zaidi wa uchangishaji na ulinganishe nambari za idara zako na zao.
Mashirika yanaweza pia kulinganisha vipimo vyake na yale kutoka kwa mashirika yenye dhamira na mapato sawa. Ili kufanya hivyo, unahitaji kukusanya data kama hiyo kutoka kwa mashirika mengine kama yako. Kundi la Bridgespan linapendekeza kuwatembelea tovuti, mahojiano na ripoti za kila mwaka ni njia bora za kupata maelezo kutoka kwa mashirika yasiyo ya faida sawa. Mara nyingi unaweza kupata fomu za kodi na ripoti za kila mwaka kwenye tovuti za shirika la kutoa misaada. Unaweza tu kuangalia data ili kuilinganisha au kuwekeza katika programu za kompyuta zinazotoa ulinganisho wa kisayansi zaidi.
Tathmini Benchmark
Ni muhimu kuzingatia sio tu kile unachotaka kukamilisha bali pia jinsi utakavyojua ikiwa umetimiza lengo lako. Mashirika mengi yatatathmini ndani, miongoni mwa wafanyakazi wao wenyewe, na nje mara kwa mara. Kuna njia mbalimbali ambazo unaweza kutathmini vigezo vya shirika. Kuleta mshauri wa kifedha, kampuni ya CPA, au mtaalamu mwingine huru kunaweza kukupa maoni mapya na yenye lengo na kutoa tathmini yenye mamlaka zaidi. Faida ya kufanya tathmini ya mara kwa mara ndani ya shirika ni kwamba washiriki wako katika nafasi ya kipekee ya kutathmini ni kwa nini jambo fulani linafanya kazi au halifanyi kazi.
Jifunze Kutoka kwa Wengine
Kwa sababu ya ukosefu wa rasilimali na ufadhili, mashirika mengi yasiyo ya faida hujikuta katika hali ya kutegemea yale ambayo tayari yamefanywa badala ya kutenga muda wa kutafiti njia za kuboresha. Ulinganishaji hupa mashirika fursa ya kuangalia mashirika yasiyo ya faida sawa katika juhudi za kutafuta mbinu mbadala zenye mafanikio.
