Shirika lako likipokea ufadhili wa aina yoyote, ni lazima kufuatilia kwa barua ya shukrani. Kuimarisha uhusiano na wafadhili kwa kutuma barua ya asante hakutasaidia tu kupata ufadhili wa siku zijazo bali kutampa wafadhili njia ya kujua kwamba unathamini usaidizi wao. Barua pia hutumika kama rekodi ya zawadi na mara nyingi zinaweza kutumika kwa madhumuni ya kodi.
Mchango Unaochapishwa Barua za Asante
Mashirika mengi hupokea michango kwa ajili ya juhudi zao mbalimbali mwaka mzima. Shukrani iliyoambatishwa inayoweza kuchapishwa kwa barua za michango inaweza kuhifadhiwa kwenye eneo-kazi lako au kuchapishwa kisha kutumika inavyohitajika. Wanaweza kutumika kama mwongozo muhimu wakati wa kuandaa barua za asante za shirika lako na zitakuwa muhimu wakati wa kuwashukuru wale ambao wameunga mkono misheni yako. Ikiwa unahitaji usaidizi wa kupakua herufi, angalia vidokezo hivi muhimu.
Barua ya Shukrani ya Mfadhili
Mojawapo ya aina za msingi na labda zinazotumiwa sana za michango ni barua ya shukrani kwa mchango wa kifedha. Barua ya shukrani iliyoambatishwa kwa mchango wako wa kifedha inaweza kutumwa mara tu upokeapo mchango wa usaidizi. Kimsingi inawashukuru wafadhili kwa mchango wao na kuacha mlango wazi kwa fursa za baadaye za kuunganishwa. Inaweza pia kutumika kwa madhumuni ya kodi na hutumika kama rekodi ya mchango wako.
Barua ya Shukrani ya Udhamini
Aina nyingine ya kawaida ya mchango ni ufadhili. Biashara nyingi na watu binafsi huamua kufadhili tukio maalum na kuchangia kifedha kufanya hivyo. Barua iliyoambatishwa ya asante kwa ufadhili wako inaweza kutumwa kwa wale ambao wamefadhili tukio la shirika lako. Aina hii ya barua hufafanua kiasi cha mchango pamoja na manufaa yoyote ambayo hutolewa badala ya ufadhili kama vile tiketi za tukio linalofadhiliwa au kutambuliwa.
Kuhudhuria Barua ya Asante
Baada ya kufanya tukio maalum, mashirika hutuma barua za shukrani kwa wale ambao wamehudhuria tukio hilo. Asante iliyoambatanishwa kwa kuhudhuria barua ya tukio maalum inaweza kutumwa kwa mtu yeyote ambaye amehudhuria manufaa ya hisani na amechangia pesa kufanya hivyo. Aina hii ya barua inapaswa kujumuisha tarehe ya tukio na ni sehemu gani ya mchango inayokatwa kodi. Inaweza pia kutaja matukio yoyote yajayo na inaweza kutumika kwa madhumuni ya kodi.
Mchango wa Biashara Barua ya Asante
Usisahau kuwashukuru biashara zozote zinazotoa mchango kwa ajili yako. Barua ya asante ya shirika iliyoambatishwa inaweza kutumwa kwa biashara ambazo zimetuma mchango kwa shirika lako. Ni njia nzuri kwa shirika lako kutoa shukrani na kuipa biashara rekodi ya mchango.
Msingi wa Barua ya Asante Anatomy
Unapoangalia violezo mbalimbali vya barua za michango, kumbuka kwamba barua zote zinapaswa kuwa na taarifa sawa za msingi. Baadhi ya mambo ya kukumbuka ni pamoja na:
- Weka muunganisho wa kibinafsi kwa kazi yako.
- Onyesha wafadhili jinsi fedha zao zinavyotumika.
- Unda maono ya misheni yako.
- Toa maelezo kidogo ya unakoenda.
Iwapo unapanga kuchanganya barua yako ya shukrani na risiti, hakikisha kwamba unajumuisha pia taarifa zote zinazohitajika kuwepo katika risiti ya mchango wa hisani.
Vidokezo vya Kuandika Mchango Ubunifu wa Barua za Asante
Barua za shukrani kwa michango zinaweza kuwa rasmi na kama biashara au za kufurahisha na za ubunifu kulingana na madhumuni ya shirika lako na wapokeaji barua. Kwa mfano, ikiwa unatuma asante kwa wafadhili wa shirika kwa uchangishaji wa utafiti wa saratani, ungetaka kwenda rasmi zaidi. Hata hivyo, ikiwa unatuma asante kwa wafadhili wa kampuni kwa ajili ya programu ya michezo ya vijana, unaweza kuwafurahisha zaidi. Jua chapa yako na hadhira yako, kisha uamue ni aina gani ya ubunifu inayofaa.
Tumia Mandhari ya Kufurahisha
Kutumia mandhari ya kufurahisha ya shirika kunaweza kusaidia barua yako ya mchango ionekane wazi kwa sababu itahisi yenye mshikamano, ikihusishwa na tukio au shirika lako la kipekee na kukumbukwa kwa wale ambao wanaweza kupokea barua nyingi za kawaida. Chagua mandhari ambayo yanalingana na shirika au tukio lako kama vile alama za miguu kwa ajili ya makazi ya wanyama. Jumuisha mandhari katika muundo, umbizo, fonti, maneno, bahasha na stempu zako (ikiwezekana) kwa mwonekano ulioratibiwa na wa kukumbukwa.
Nenda Zaidi ya Karatasi Nyeupe ya Msingi
Ruka karatasi ya kawaida ya kunakili na upe barua yako ya mchango mwonekano wa kipekee na chaguo za kubuni karatasi za kufurahisha.
- Tumia karatasi iliyo na rangi sawa na ile inayopatikana kwenye nembo yako ili itambulike kwa urahisi kuwa kutoka kwako.
- Ongeza nembo ya watermark kwenye usuli wa herufi ili kuvutia macho kwa njia rasmi.
- Unda mpaka mzuri kuzunguka herufi kama vile emoji ndogo za mkono kama vile vidole gumba, kupiga makofi na kuashiria kidole kama ishara ya kimya ya shukrani.
- Chagua bahasha za rangi zinazotofautiana na karatasi yako ya herufi.
Kuwa Ubunifu na Uwasilishaji
Barua yako si lazima iwe tamasha ikiwa ujumbe wako wa kuwasilisha ni. Fanya risiti ya barua iwe ya kukumbukwa kwa kuchagua njia zisizo za kawaida za uwasilishaji.
- Tumia mbinu za kukunja karatasi kama vile origami kukunja herufi katika maumbo bunifu kabla ya kuzikabidhi ana kwa ana.
- Peleka kila barua kama telegramu ya kuimba.
- Weka herufi kwenye visanduku vyembamba vya zawadi au chombo kingine cha kufurahisha kabla ya kusafirishwa.
- Jumuisha sumaku ya kampuni, kuponi isiyolipishwa, au zawadi nyingine ndogo isiyolipishwa ambayo itaacha wakati wanafungua barua ili wakukumbushe mwaka mzima.
- Linda barua kwa utepe ili kuifanya ionekane kama zawadi ya mwaliko.
Binafsisha Kila Herufi
Hakikisha kuwa barua zako zinahisi kuwa za kibinafsi zaidi kuliko barua ya shukrani kwa kuongeza vipengele maalum kwa kila mpokeaji.
- Weka kila herufi kwa mkono kwa kalamu ya rangi tofauti.
- Ongeza picha ya mpokeaji akishirikiana na kampuni au tukio lako.
- Fanya kazi pamoja na wafanyakazi wengine kuandika kila herufi kwa ukamilifu.
Jenga Mahusiano Chanya ya Wafadhili
Ukiwa na barua za shukrani zinazofaa, unaweza kusitawisha uhusiano na wafadhili utakaodumu kwa miaka mingi. Wapokeaji barua wataweza kueleza jinsi shukrani zako zilivyo za dhati kulingana na mwonekano na maneno, kwa hivyo weka muda na bidii nyingi katika kuwafanya wafikirie sana.
