Kudumisha mawasiliano bora ya kujitolea ni muhimu kwa mafanikio ya kila shirika lisilo la faida. Ili kuwafanya wajitoleaji wawe na nguvu na kushiriki katika kazi yao, ni muhimu kuwajulisha mahitaji ya shirika, kutoa shukrani kwa juhudi zao, na kuhakikisha kuwa wanaelewa jinsi michango yao ni muhimu. Mawasiliano yenye ufanisi ni kipengele muhimu cha kujenga uhusiano wa kudumu na watu wanaojitolea.
Ongeza Sehemu ya Kujitolea kwenye Tovuti Yako
Kuongeza sehemu maalum ya watu wanaojitolea kwenye tovuti yako ni njia nzuri ya kuwasiliana na wafanyakazi wako wa sasa wa kujitolea na kuvutia wapya. Kwa kuanzisha na kudumisha kituo cha mawasiliano cha kujitolea kwenye tovuti ya kikundi chako, utafanya iwe rahisi kwa wanaojitolea kufuatilia kile kinachoendelea na shirika. Hakikisha umeangazia picha au video zinazoonyesha watu waliojitolea wakiwa kazini (kwa idhini yao). Unaweza pia kuchapisha mambo kama vile fursa za kujitolea, mikutano ya kamati inayokuja, na taarifa zingine zinazowavutia wanaojitolea. Kulingana na jinsi tovuti yako ilivyo ya kisasa, unaweza kutoa njia kwa watu wanaojitolea kupakia hati, kufuatilia saa zao za huduma, au kutazama nyenzo za mafunzo.
Wafahamu Watu wa Kujitolea Kupitia Utafiti
Utafiti ni zana muhimu ya mawasiliano ya kuwafahamu watu wanaojitolea na kugundua jinsi wangependa kujihusisha na shirika lako. Fikiria kufanya utafiti upatikane kupitia sehemu ya watu wanaojitolea kwenye tovuti yako, au uijumuishe kwenye kiolezo cha barua pepe ambacho hutumwa kwa wafanyakazi wapya wa kujitolea. Inapaswa kuwa na maswali machache tu ambayo yatakuruhusu kupata hisia ya aina gani za shughuli za kujitolea wangependa kushiriki na ujuzi gani wanao. Acha mtu apitie matokeo, kisha awasiliane kibinafsi na taarifa kuhusu kamati au miradi inayolingana na maslahi yao. Weka maelezo haya kwenye hifadhidata ya watu waliojitolea ambayo inaweza kutumika katika siku zijazo kuwaarifu watu miradi mipya inapopatikana.
Ungana na Wafanyakazi wa Kujitolea Kupitia Mitandao ya Kijamii
Tumia uwepo wa mtandao wa kijamii wa shirika lako kama zana ya mawasiliano ya kutangamana na watu waliojitolea na vikundi vingine vya washikadau. Wahimize watu waliojitolea kufuata kurasa za mitandao ya kijamii za shirika na kurudisha upendeleo, kama vile kwa kuzifuata tena kwenye Twitter au Instagram. Chapisha picha na manukuu ambayo yanaangazia michango ya watu waliojitolea wa kikundi chako, pamoja na viungo vya utangazaji wa media wa kikundi. Wahimize watu waliojitolea kuingiliana kwa kutoa maoni na/au kushiriki machapisho ya shirika. Kuza ushiriki wa watu waliojitolea na juhudi za jumla za mawasiliano za shirika kwa kuunda kamati ya mitandao ya kijamii ili kuratibu au kusaidia uchapishaji wa kijamii.
Chapisha Jarida la Kujitolea
Mashirika mengi yasiyo ya faida hutuma jarida kwa wanaojitolea, na pia kwa wafadhili, mashirika ya ufadhili, vyanzo vya rufaa kwa watumiaji na vikundi vingine kila mwezi au robo mwaka. Kusambaza jarida ni njia nzuri ya kuwajulisha wahusika wanaovutiwa kuhusu mafanikio ya hivi majuzi ya kikundi cha kutoa misaada, miradi ya sasa na malengo ya siku zijazo. Pia hutoa gari bora kwa kutambua michango ya wafanyakazi wa kujitolea bora. Kulingana na watu wa kujitolea wako na wahusika wengine wanaovutiwa, unaweza kuhitaji kuchapisha na kutuma jarida, au unaweza kutumiwa vyema na jarida la kielektroniki. Fikiria kualika washikadau kujiandikisha kwa chaguo wanalopenda zaidi.
Dumisha Mawasiliano ya kibinafsi ya Mmoja-kwa-Mmoja
Inapokuja suala la kujenga uhusiano na watu wanaojitolea, hakuna kibadala cha kuwasiliana kibinafsi na watu ambao hutoa kwa ukarimu wakati na talanta zao kwa shirika lako. Inashauriwa kuratibu mikutano ya ana kwa ana mara kwa mara na watu waliojitolea wanaoshikilia nyadhifa za mwenyekiti au wanaotekeleza majukumu mengine muhimu ambayo huruhusu kikundi chako cha kutoa msaada kutimiza dhamira yake. Kupigia simu watu waliojitolea mara kwa mara ili waingie kunaweza kuwa njia mwafaka ya kudumisha mawasiliano ya kibinafsi bila kuwauliza watenge muda wa mazungumzo rasmi, ya ana kwa ana au mkutano wa video. Mkurugenzi mtendaji anaweza pia kuanzisha nyakati za mazungumzo wakati watu waliojitolea wanahimizwa kusimama au kupiga simu ili waunganishe kibinafsi.
Unganisha Kupitia Mikutano ya Kamati
Mikutano ya kamati ya kujitolea inaweza kuwa muhimu kwa mafanikio ya aina zote za miradi. Wakati mradi mpya unapoanza, inashauriwa kufanya mkutano na wale wanaopenda kujitolea ili wapate fursa ya kujifunza zaidi kuhusu aina gani za majukumu yanayopatikana na ni aina gani ya wakati ambao kila mmoja anaweza kuhitaji. Mara kamati inapoundwa, iwe ya mradi maalum au kwa kikundi cha kazi kinachoendelea, mikutano ya mara kwa mara inaendelea kuwa muhimu ili kusimamia mchakato na kudumisha mawasiliano ya kujitolea yenye ufanisi. Ni vyema kuweka ratiba ya mikutano, kama vile Jumanne ya tatu ya kila mwezi, ili wanaojitolea waweze kupanga mipango mapema.
Waombe Waliojitolea Kushiriki Maoni
Mawasiliano yanahitaji kutiririka pande zote mbili. Ni muhimu vilevile kuwahimiza watu wa kujitolea kushiriki mawazo na mawazo yao na shirika na viongozi wake kama ilivyo kuhakikisha kwamba taarifa zinatumwa kwa waliojitolea. Kuna njia nyingi za kurahisisha watu wanaojitolea kutoa maoni au kushiriki mapendekezo. Ikiwa watu wa kujitolea wanakuja ofisini mara kwa mara, weka kisanduku cha mapendekezo. Au, weka maoni@ barua pepe ambayo watu waliojitolea wanaweza kutumia wakati wowote wanaotaka. Pia ni vyema kuwa na mazoea ya kutenga muda wa watu kushiriki maoni na mapendekezo kuhusu ajenda za mikutano. Unaweza kutaka kukaribisha mara kwa mara vikundi lengwa ili kuchunguza na kujadili maoni. Cha muhimu ni kwamba ni rahisi kwa wanaojitolea kutoa maoni.
Pandisha Mikusanyiko ya Kijamii kwa Watu Waliojitolea
Toa fursa kwa wanaojitolea kuunganishwa kupitia mikusanyiko ya kijamii ambayo haijumuishi maombi ya kuchanga wakati au pesa. Fikiria mara kwa mara kukaribisha kichanganyaji cha kujitolea pekee katika ofisi yako au nyumbani kwa mjumbe wa bodi au mwenyekiti wa kamati. Alika kila mtu ambaye amejitolea ndani ya muda uliowekwa. Kulingana na bajeti ya shirika lako, unaweza kutoa viburudisho, au inaweza kuwa bora kupanga potluck. Jambo kuu ni kutoa njia kwa watu wanaoshiriki maslahi katika shirika lako kufahamiana na kuanza kuunda vifungo. Baada ya yote, watu wako wa kujitolea watakuwa na uwezekano mkubwa zaidi wa kuendelea kujishughulisha na shirika ikiwa marafiki zao pia wanahusika.
Tambua Juhudi za Kujitolea
Hakikisha kuwa wanaojitolea wanatambuliwa kwa jukumu muhimu wanalopanga la kuruhusu shirika lako kutimiza dhamira yake au kusaidia mambo muhimu. Hakikisha kuwa kutajwa hadharani kwa shirika kunawatambua watu wanaojitolea badala ya kulenga sana mkurugenzi mkuu au wafanyikazi wengine. Kwa mfano, unapotafuta utangazaji wa shirika, waelekeze wanachama wa vyombo vya habari au wanablogu kuwahoji wenyeviti wa kamati au wajumbe wa bodi pamoja na wafanyakazi. Unapochapisha picha za shughuli za shirika, chagua picha zinazoangazia watu waliojitolea. Unapotangaza uchangishaji wa hafla maalum, zingatia kuorodhesha majina ya wanakamati kwenye tangazo.
Onyesha Rasmi Shukrani kwa Wanaojitolea
Kutambuliwa ni muhimu, lakini pia kuthaminiwa. Hakikisha kusema asante kwa wanaojitolea, ana kwa ana na kupitia madokezo rasmi ya asante. Zingatia kuandaa tukio la kuwashukuru watu waliojitolea angalau mara moja kwa mwaka, kama vile chakula cha mchana cha watu waliojitolea pekee au mkusanyiko mwingine unaojumuisha hotuba ya shukrani na tuzo za huduma za watu waliojitolea. Toa mabango au tuzo zingine kwa watu wa kujitolea ambao wametoa mchango muhimu kwa kikundi au ambao ni wafuasi wa muda mrefu. Zingatia tuzo za miaka ya huduma kwa mafanikio makubwa, pamoja na vyeti vya karatasi vya shukrani kwa wafanyakazi wote wa kujitolea.
Tumia Zana Mbalimbali za Mawasiliano ya Kujitolea
Shirika lolote linalotegemea huduma za watu wa kujitolea lazima lichukue hatua za kuwashirikisha na kuwahifadhi wale wanaoshiriki wakati na talanta zao na kuajiri watu wapya ili kusaidia. Hakuna kibadala cha kudumisha mawasiliano bora na watu wanaojitolea. Kutumia zana mbalimbali za mawasiliano kutakusaidia kujenga na kushirikisha timu dhabiti ya watu wanaojitolea ambao wamejitolea kwa shirika lako. Kupitia mawasiliano madhubuti ya kujitolea, utaweza kusitawisha uhusiano thabiti na watu ambao wana uwezekano wa kuendelea kujishughulisha na shirika lako la kutoa misaada kwa miaka mingi ijayo.
