Je, unahitaji kuandika ombi la barua ya malipo? Ingawa kuwasiliana na wateja na kuwauliza walipe bili ni jambo lisilopendeza, ni jambo ambalo watu wanaomiliki na kusimamia biashara bila shaka wanapaswa kufanya mara kwa mara. Ili kutumia kiolezo cha herufi iliyotolewa hapa, bofya tu picha iliyo hapa chini. Hati itafunguliwa kama faili ya PDF ambayo unaweza kisha kuhariri, kuhifadhi na kuchapisha inavyohitajika. Tumia mwongozo huu kwa Adobe zinazoweza kuchapishwa ikiwa unahitaji usaidizi wa jinsi ya kutumia hati hii.
Barua ya Ombi la Malipo ya Kiasi cha Salio
Tumia kiolezo hiki ikiwa unahitaji kuandika barua ya ombi la malipo ambayo hujalipa.
Barua ya Ombi la Malipo ya Mapema kwa Mteja
Tumia kiolezo hiki katika hali ambapo mteja ameingia nawe kandarasi ya kukupa bidhaa au huduma ambazo malipo ya awali yanahitajika.
Barua ya Ombi la Toleo la Malipo
Tumia sampuli ya barua hii kama kianzio cha kuomba malipo ambayo yanashikiliwa katika escrow yanasubiri kukamilika kwa shughuli.
Vidokezo vya Kuandika kwa Barua ya Ombi la Malipo
Ingawa unapaswa kurekebisha maelezo katika kiolezo ili yalingane na hali yako, ni muhimu kutumia sauti inayofaa na uhakikishe kuwa hati imeumbizwa kitaalamu.
Tumia Toni Inayofaa
Unapotuma barua kwa mteja au mteja akiomba malipo, ni muhimu kuwasilisha hoja yako kwa uwazi iwezekanavyo huku ukiwa na sauti nzuri na ya kitaalamu. Usitume ombi la kwanza au la pili ambalo ni hasi sana mteja anahisi kushambuliwa. Ikiwa sauti ni ya ukali sana, mteja anaweza kuhisi hakuna maana katika kujaribu kuendelea na uhusiano na biashara yako. Hilo likitokea, kuna hatari mteja atachagua kutolipa bili, kwa kuwa hajali kuhifadhi uhusiano.
Tumia Uumbizaji wa Kitaalam
Tumia barua ya kampuni na umbizo la kawaida la barua ya biashara ikiwa unatuma barua ya ombi la malipo kupitia barua au faksi. Kulingana na taratibu za mawasiliano za kampuni yako, inaweza pia kukubalika kwako kutuma barua kupitia barua pepe. Ikiwa ndivyo, ni bora kujumuisha barua katika mwili wa ujumbe wa barua pepe badala ya kama faili ya kiambatisho. Si lazima kuunda kiolezo cha barua pepe kwa ujumbe wa barua pepe, lakini unapaswa kufunga mawasiliano na sahihi ya barua pepe ya kampuni yako rasmi.
Kufuatilia
Iwapo utatuma barua ya ombi la malipo kwenye akaunti inayodaiwa na usipate majibu kutoka kwa mpokeaji ndani ya siku 30, fikiria kumpigia simu kufuatilia. Kama ilivyo kwa barua, inafaa kudumisha sauti nzuri. Jaribio la kuzungumza moja kwa moja na mtu anayehusika na kulipa bili na kuthibitisha kupokea barua. Ikiwa unaweza kuzungumza na mhusika, jitolee kushughulikia malipo ya kadi ya mkopo kupitia simu au mtandaoni. Ikiwa sivyo, uliza ni lini unaweza kutarajia kupokea malipo. Andika tarehe na ufuatilie kwa barua ya kuchelewa kwa malipo.
Vitendo vya Ziada kwa Mkusanyiko
Ikiwa malipo hayatapokelewa kama mlivyokubaliwa, utahitaji kuongeza akaunti hadi hatua inayofuata katika utaratibu wa kampuni yako wa kudhibiti akaunti za wahalifu. Ikiwa bili itasalia bila kulipwa kwa muda mrefu, sauti ya barua za makusanyo ya siku zijazo itahitaji kuwa dhabiti, na hatimaye kukabidhiwa kwa wakala wa kukusanya ikiwa ni lazima. Ingawa kuna hali ambazo hatua za mwisho za makusanyo zinahitajika kuchukuliwa, haipendekezi kufanya hivyo hadi umalize kila njia iwezekanayo ya kusuluhisha malipo ya marehemu kwa amani. Hadi utakapokuwa tayari kutuma akaunti kwa makusanyo au kuchukua hatua za kisheria, usitaja vitendo kama hivyo katika mawasiliano ya ombi la malipo na watu au biashara ambazo akaunti zao hazijalipwa.
