Fomu ya Huduma ya Ndani ya Mapato (IRS) W-9 inaitwa "Ombi la Nambari ya Utambulisho na Uthibitisho wa Mlipakodi." Hati hii ya IRS imeundwa kukusanya taarifa za msingi za kodi kutoka kwa walipa kodi fulani, ambao wanaweza kuwa watu binafsi au biashara.
Madhumuni ya Fomu W-9
Kwanza kabisa, W-9 huipa kampuni taarifa za msingi kuhusu walipa kodi ambao inafanya biashara nao. Inawaruhusu kuripoti kiasi kilicholipwa kwa walipa kodi kwa huduma zinazotolewa kwa IRS. Raia wa Marekani na watu wa kigeni wakaazi, mashirika, amana na aina nyingine za mashirika ya biashara ambayo hayana kodi iliyozuiwa kutokana na mapato yao lazima wajaze W-9, huku wageni wasio wakaaji au watu wa kigeni wajaze Fomu W-8 badala yake.
Ikiwa mlipakodi hatajaza na kurudisha W-9 au anatoa nambari ya utambulisho ya mlipakodi isiyo sahihi au isiyo kamili (TIN), pesa zozote zinazolipwa kwa mlipakodi zinaweza kuzuiliwa. Katika hali hii, kampuni itazuia 28% ya mapato kutokana na walipa kodi na kutuma sehemu iliyozuiwa kwa IRS. Hii ndiyo njia ya wakala wa serikali ya kuhakikisha kuwa kodi zinazofaa zinalipwa, hata kama mlipakodi hatatambulishwa ipasavyo.
W-9s Zinahitajika Lini?
Biashara inahitaji kupata W-9 kutoka kwa mtu binafsi au kampuni yoyote ambayo itahitaji kuwasilisha taarifa kwa IRS. Kwa mfano, biashara inayoajiri mkandarasi huru kuunda tovuti mpya ya kampuni italazimika kuwasilisha fomu ya 1099-MISC kwa IRS ili kuripoti ni kiasi gani ililipa mbunifu wa wavuti.
Ili kuwasilisha 1099-MISC kamili, biashara inahitaji maelezo ya utambulisho wa mkandarasi - jina, TIN, anwani, na kadhalika. Biashara itahitaji kukusanya fomu ya W-9 kutoka kwa mkandarasi ili kupata maelezo hayo. Vile vile, biashara mara nyingi zitaomba fomu za W-9 kutoka kwa wachuuzi wa shirika ili wawe na maelezo wanayohitaji kuripoti gharama zao za biashara kama inavyotakiwa na IRS.
W-9 Uhifadhi wa Rekodi
Kama ilivyo kwa hati nyingi za kodi, biashara zinapaswa kuhifadhi nakala za fomu zote za W-9 kwa angalau miaka mitatu baada ya marejesho ya kodi husika ya mwisho kuwasilishwa (au tarehe ya kurejesha, ikiwa baadaye). Katika mfano ulio hapo juu, ikiwa biashara ilipata kandarasi na mbuni wa wavuti mnamo 2017 na akakamilisha kazi yake kabla ya mwisho wa mwaka, biashara inapaswa kuhifadhi fomu yake ya W-9 angalau hadi Aprili 16, 2021 (ikizingatiwa kuwa biashara iliwasilisha 2017 yake. marejesho ya kodi mnamo Aprili 15, 2018).
Jinsi ya Kujaza Fomu ya W-9
W-9 halisi ni fupi sana na ni moja kwa moja. Inajumuisha sehemu kuu tatu: maelezo ya kibinafsi, TIN, na uthibitishaji.
Sehemu ya Taarifa za Kibinafsi kwa Watu Binafsi
Kwenye mstari wa 1, walipa kodi mahususi lazima watoe majina yao jinsi yanavyoonekana kwenye hati zao za kodi. Ingawa wao ni huluki ya biashara kiufundi, wamiliki pekee lazima waweke jina lao la kisheria katika sehemu hii.
Wamiliki pekee hurudia jina lao katika mstari wa pili, ambao unahitaji 'Jina la Biashara au Jina la Huluki Lililopuuzwa.' Hapa, wanaweka jina lao kamili na herufi DBA, ambayo inasimamia 'kufanya biashara kama,' ikifuatiwa na jina la uwongo la biashara, kama lipo. Kwa mfano, kama John Smith angekuwa mmiliki pekee wa Speedy Plumbing, angejaza laini ya kwanza kama John Smith na ya pili kama John Smith DBA Speedy Plumbing.
Inayofuata, mlipa kodi huangalia kisanduku cha 'Mtu binafsi/Mmiliki Pekee', kilicho chini ya mistari ya majina. Mlipakodi lazima pia atoe anwani yake ya barua kwenye laini ya 5 na 6. Maelezo ya mteja yanaweza kujumuishwa upande wa kulia wa fomu katika eneo hili, lakini si lazima.
Sehemu ya Taarifa za Kibinafsi kwa Biashara
Biashara au mashirika mengine lazima yaweke jina lao la kisheria (kama vile tu linavyoonekana kwenye ripoti yao ya kodi) kwenye mstari wa 1. Ikiwa biashara pia ina jina la biashara au DBA, hiyo inakwenda kwenye mstari wa 2.
Kisha, mlipakodi huchagua kisanduku kinachoonyesha jinsi huluki ya biashara inavyoainishwa kulingana na muundo wake wa kisheria. Utahitaji kubainisha ikiwa huluki ni C corporation, S corporation, Partnership, Limited Liability Company (LLC), n.k.
Ikiwa biashara ni LLC ya mwanachama mmoja, chagua kisanduku cha 'Mmiliki Mmoja/Mmiliki Pekee' badala ya kisanduku cha 'LLC'. Mashirika ambayo yamechagua njia mbadala ya kutoza ushuru (k.m. LLC ambayo imechagua kutozwa ushuru kama S Corporation) yataweka msimbo wa uainishaji wa kodi kwenye nafasi iliyo karibu na kisanduku cha kuteua cha LLC, kama ilivyoelekezwa na fomu.
Anwani kuu ya barua pepe ya huluki lazima itolewe katika mstari wa 5 na 6. Anwani ya mteja inaweza pia kuongezwa katika nafasi iliyo upande wa kulia wa sehemu ya anwani ya barua, lakini haihitajiki.
Misamaha
Walipakodi wengi wataacha nafasi katika mstari wa 4 wazi. Nafasi ya kwanza katika mstari wa 4 inaonyesha kuwa mlipakodi ameondolewa kwenye uhifadhi wa zuio. Watu binafsi na wamiliki pekee karibu hawatawahi kusamehewa katika uwekaji zuio mbadala, lakini katika hali fulani mashirika hayaruhusiwi. Nambari za mpokeaji na hali zimeorodheshwa kwenye ukurasa wa tatu wa W-9. ikiwa umehitimu kwa mojawapo ya masharti haya, utaweka nambari ya msimbo ifaayo katika nafasi ya kwanza ya mstari wa 4.
Sehemu ya FATCA ya mstari wa 4 inatumika tu ikiwa unawasilisha W-9 kwa taasisi ya fedha ya kigeni na umeondolewa kwenye ripoti ya Sheria ya Kuzingatia Ushuru wa Akaunti ya Kigeni (FATCA). Katika hali hiyo, kagua orodha ya misimbo na sababu kwenye ukurasa wa tatu wa fomu ya W-9 ili kuona kama unastahiki, na uweke herufi ya msimbo ifaayo kwenye nafasi ya FATCA kwenye mstari wa 4. Ukiwa na shaka, iulize taasisi ya fedha inayoomba fomu kama unapaswa kujaza nafasi hii au la.
Taarifa ya Nambari ya Akaunti
Mstari wa mwisho kwenye sehemu ya taarifa za kibinafsi hurejelea 'nambari za akaunti.' Hapa, walipa kodi huorodhesha akaunti zozote walizo nazo na IRS ili kulipa kodi au malipo ya awali ya majukumu yanayotarajiwa ya dhima ya kodi. Maelezo haya ni ya hiari na kwa kawaida yanapaswa kuachwa wazi.
Nambari ya Utambulisho ya Mlipakodi (TIN)
Sehemu ya TIN lazima ikamilishwe bila kujali kama mlipakodi ni mtu binafsi, mmiliki pekee au taasisi ya biashara.
- Watu binafsi huweka nambari yao ya hifadhi ya jamii kwenye upande wa kulia wa fomu, katika nafasi zilizotolewa.
- Wamiliki pekee na LLC za mwanachama mmoja wanaweza kutumia ama nambari zao za Usalama wa Jamii au nambari ya kitambulisho cha mwajiri wao (EIN), ingawa IRS inapendelea nambari za Usalama wa Jamii.
- Hata ikiwa mtu mahususi anawajibika kwa huluki, aina nyingine za mashirika ya biashara huweka EIN zao katika nafasi zilizotolewa.
Sehemu ya Vyeti
Katika sehemu hii, mlipakodi hutia sahihi kwenye fomu na kuthibitisha kwamba taarifa iliyomo ni ya kweli. Kukosa kutoa au kuwasilisha taarifa za uwongo kimakusudi kunasababisha mlipakodi kuadhibiwa.
W-9 Utiifu
Iwapo wewe ni mkandarasi huru au mfanyabiashara unaotoa huduma kwa mteja au kama wewe ni kampuni inayoajiri watu binafsi au mashirika ya biashara kutoa huduma, fomu za W-9 ni muhimu kwa kufuata kodi. Tafuta ushauri wa kitaalamu kutoka kwa mtaalamu wa kodi aliyehitimu ikiwa una hali maalum au huna uhakika kama unahitaji kujaza au kuomba fomu hii.
