Ingawa mikutano yote ya biashara kwa ujumla hujumuisha wasemaji mbalimbali wanaojadili mada zinazowavutia waliohudhuria, matukio bora zaidi hujumuisha aina mbalimbali za shughuli. Hakikisha kuwa tukio linalofuata unalopanga limefaulu kwa kujumuisha chaguo ambazo zitavutia makundi yote ya hadhira lengwa.
Vizungumzaji Muhimu
Vipaza sauti muhimu vinaweza kuwa mvuto mkubwa kwa waliohudhuria mkutano. Haya huwa mawasilisho ya kikao cha jumla, kumaanisha kwamba hakuna wazungumzaji wengine wanaofanya vipindi kwa wakati mmoja. Mada kwa kawaida huwa zaidi ya nauli ya kawaida ya maendeleo ya kitaaluma, zinazotoa msukumo au maarifa ya kipekee. Ingawa wawasilishaji mada wanaweza kuratibiwa wakati wowote, mara nyingi huwekwa nafasi kwa ajili ya kipindi cha kwanza na cha mwisho kwenye mkutano.
Kulingana na ukubwa na bajeti ya tukio, baadhi ya vikundi huweka nafasi ya watu mashuhuri au watu wengine mashuhuri kuwa wazungumzaji wakuu. Kwa mfano, Dan Rather alikuwa mzungumzaji mkuu wa HR Florida mwaka wa 2016, na Malala Yousafzai atakuwa akizungumza katika Mkutano wa 2018 wa Society for Human Resource Management (SHRM) & Expo. Mashirika madogo mara nyingi huweka nafasi kwa watu mashuhuri wa ndani au wasemaji wa motisha kwa vipindi hivi. Unaweza kupata wazungumzaji wakuu kupitia mashirika kama vile Chama cha Kitaifa cha Spika au Big Speak.
Vipindi vya Mapumziko
Vipindi vya muhtasari ni programu za elimu zinazofanyika siku nzima katika hafla za mikutano ya biashara. Zaidi ya kuwa kipindi kimoja kimepangwa kwa wakati mmoja, ili kuruhusu waliohudhuria kuchagua kutoka kwa mada anuwai ili waweze kubinafsisha ratiba yao kwa digrii. Zingatia kuweka nafasi za wataalamu waliofaulu katika taaluma yako, washauri na wakufunzi wa sekta yako, wawakilishi wa wakala wa serikali na wataalamu wengine kwa nafasi muhimu. Fikiria kuwapigia simu wazungumzaji kwenye tovuti ya shirika lako ili kuwahimiza watu wanaopenda kuchangia kuwasilisha mapendekezo.
Unapopanga vipaza sauti vifupi, ni muhimu kutoa mada anuwai, na kueneza mada ili watu waweze kuhudhuria programu zinazovutia mapendeleo yao. Kwa mfano, ikiwa una wasemaji wawili wanaohusiana na uhasibu, wapange kwa nyakati tofauti ili watu ambao wanapenda zaidi uhasibu watapata fursa ya kuhudhuria zote mbili. Toa mada tofauti sana kwa wakati mmoja, kama vile uuzaji au huduma kwa wateja, ili waliohudhuria ambao hawapendi uhasibu wawe na mengi ya kuchagua pia.
Vipindi vya kutafakari
Moja ya faida kubwa za kuhudhuria makongamano ni fursa ya kukutana na kuwasiliana na wataalamu wenye nia moja. Zingatia kutenga muda katika ajenda kwa ajili ya vikao vya kujadili mada maalum kwa mada fulani. Kwa mfano, unaweza kuzuia vipindi vichache vichache ili viwe majadiliano ya mezani kuhusu mada motomoto zinazofaa kwa waliohudhuria. Vinginevyo, unaweza kuteua maeneo ya kuketi ndani ya ukumbi wa ukumbi ili yatengwe kwa ajili ya mazungumzo ya mambo maalum kwa nyakati tofauti siku nzima. Wahudhuriaji wanaopenda kujifunza zaidi kuhusu maoni ya wengine kuhusu mada zilizoteuliwa watafurahia kupata fursa ya kushiriki katika jambo kama hili.
Mauzo ya Rejareja
Mikutano mara nyingi huangazia maduka ya rejareja yanayobebeka ambapo waliohudhuria wanaweza kununua bidhaa zenye chapa ambazo chama cha wafadhili hutoa, kama vile fulana, kalamu, nafaka na zaidi. Maduka haya ya mauzo ya rejareja pia hubeba vitabu vilivyoandikwa na waandishi wanaozungumza kwenye hafla hiyo. Ikiwa kikundi chako hakiwezi kuwekeza katika kiasi kikubwa cha orodha, toa tu bidhaa chache za kuonyesha ambazo waliohudhuria wanaweza kuagiza kwenye tukio ili upelekwe nyumbani au ofisini mwao. Pengine watashukuru kutolazimika kubeba au kubeba vitu vya kupeleka nyumbani, kwa hivyo unaweza kupata kwamba unauza zaidi kwa njia hii.
Kusainiwa kwa Kitabu
Tunazungumza na waandishi, ni wazo zuri kuratibu uwekaji sahihi wa kitabu kwa wazungumzaji ambao wamechapisha vitabu wakati wa tukio. Kwa ujumla ni bora kukaribisha kitabu cha mtunzi mahususi kinachotia saini mara tu baada ya hotuba ya mtu binafsi, kwa kuwa wahudhuriaji ambao wamefurahishwa na wasilisho la mtu binafsi wanaweza kwenda moja kwa moja kwenye utiaji sahihi ili kununua kitabu ambacho wametia saini. Hii inaweza kusaidia kikundi chako kuongeza mauzo ya vitabu, na pia hufanya matarajio ya kuzungumza kwenye hafla yako yawavutie waandishi haswa.
Onyesho la Biashara
Mikutano mingi ya biashara hujumuisha sehemu ya maonyesho ya biashara, ambayo yanahusisha kutenga eneo ambapo wachuuzi na wafadhili wanaweza kuweka vibanda vya kuonyesha bidhaa na huduma zao badala ya ada. Pesa zinazopatikana kutokana na ada zinazohusiana na ushiriki wa maonyesho ya biashara zinaweza kusaidia kulipia gharama za kuandaa tukio zima na pia kusaidia shirika la kupanga kupata mapato ili kusaidia shughuli zake.
Kwa baadhi ya makongamano, onyesho la biashara hubaki wazi kila wakati, huku sehemu nyinginezo sehemu ya kibanda cha waonyeshaji inapatikana tu kwa waliohudhuria nyakati ambazo vipindi havifanyiki. Kila muonyeshaji hupewa nafasi mahususi ya kibanda ambapo huweka maonyesho ya kutangaza bidhaa na huduma zao. Wanawapa washiriki wa timu kufanya kazi kwenye vibanda na kuingiliana na waliohudhuria. Wengi husambaza vichapo vya bidhaa na kutoa aina fulani ya zawadi (kawaida zawadi za biashara ya matangazo au vitafunio), pamoja na kukusanya taarifa za mawasiliano kutoka kwa waliohudhuria ili kuzitumia kwa madhumuni ya uuzaji katika siku zijazo.
Mnada wa Kimya
Ikiwa mkutano wako ni uchangishaji mkuu wa kikundi cha wafadhili au chama kingine, zingatia kuandaa mnada wa kimya kimya. Hii inahusisha kukusanya vitu vilivyotolewa ambavyo waliohudhuria wanaweza kutoa zabuni kwa muda uliowekwa wakati wa mkutano. Mara tu zabuni inapofungwa, mzabuni wa juu zaidi kwa kila bidhaa "hushinda" - ambayo ina maana kwamba watanunua bidhaa hiyo. Wale wanaojishughulisha hufurahiya kununua na kushindana, haswa ikiwa wanapata dili nzuri, na shirika linafurahia mkondo wa ziada wa mapato kutoka kwa tukio hilo.
Chakula: Milo na Vitafunwa
Chakula ni sehemu muhimu ya tukio lolote la mkutano! Kuna uwezekano kwamba utahitaji kununua chakula na vitafunio kutoka kwa kituo cha kusanyiko, hoteli, au mahali pengine ambapo tukio litafanyika. Unapaswa kupanga kuwa na kifungua kinywa chepesi asubuhi ikiwa tukio linaanza mapema asubuhi, chakula cha mchana cha sahani au buffet, na vitafunio vya alasiri. Matukio mengine pia yanajumuisha milo ya jioni kwa usiku mmoja au zaidi, haswa ikiwa kuna sherehe ya tuzo au uwasilishaji maalum wa mada ya jioni.
Unapoagiza menyu, hakikisha kuwa una chaguo mbalimbali za kuwajibika kwa vikwazo maalum vya lishe. Ikiwa unatoa chaguo za buffet, hakikisha kuwa kuna chaguo kwa watu ambao hawawezi (au kuchagua kutokula) vyakula kama vile gluteni, sukari, ngano, kokwa au nyama. Inashauriwa pia kuwa na chaguzi zinazopatikana kwa wale wanaofuata mtindo wa maisha ya vegan. Ikiwa unapeana milo ya sahani, waruhusu waliohudhuria kuchagua milo inayolingana na njia yao ya ulaji. Njia moja ya kufanya hivyo ni kujumuisha sehemu kwenye fomu ya usajili ambapo washiriki wanaweza kubainisha vizuizi vya vyakula au kuagiza maalum.
Mapokezi ya Kuanza
Fikiria kuandaa mapokezi ya mwanzo katika usiku wa kwanza wa mkutano yaliyolenga kushirikisha washiriki na tukio hilo na kutangaza wafuasi (wachuuzi na wafadhili). Wazo ni kuandaa hafla ya kufurahisha ambayo watu watatarajia kuhudhuria na ambayo itawapa nafasi ya kushirikiana na wahudhuriaji wengine kwa njia iliyopangwa.
Mapokezi haya mara nyingi hufanyika kwenye ukumbi wa maonyesho ya biashara, yakiwapa waliohudhuria mwonekano wa kwanza wa waonyeshaji katika mazingira tulivu ambapo vyakula na vinywaji vinatolewa. Hii huleta manufaa ya ongezeko la thamani kwa wachuuzi na wafadhili ambao hulipa ili kuwa na vibanda vya waonyeshaji, kwani mapokezi haya kwa kawaida huhudhuriwa vyema na washiriki wa mkutano.
Pengine unaweza kupata mfadhili wa kuandika gharama ya aina hii ya tukio ili kuzingatiwa na ofa. Ikiwa utakupa pombe kwenye mapokezi, zingatia kumpa kila mhudhuriaji idadi fulani ya tikiti za vinywaji ili aweze kupata vinywaji vichache bila gharama. Hii itasaidia kudhibiti gharama na kupunguza masuala mengine ya dhima yanayoweza kutokea pia. Kusiwe na malipo ya chakula au aina nyingine za vinywaji.
Mahusiano ya Kijamii
Ni wazo zuri kujumuisha njia za ziada zisizo rasmi kwa waliohudhuria kujumuika na kushirikiana kwa njia tulivu. Kwa mfano, unaweza kujumuisha Tweetup ambayo inaruhusu watu kuungana katika furaha kwa nini huku pia ukiboresha uwepo wa tukio kwenye mitandao ya kijamii. Chagua reli rasmi ya tukio, ili waliohudhuria waweze kushiriki matukio yao mtandaoni.
Ni wazo zuri pia kuwaruhusu waliohudhuria kujiandikisha ili kushiriki katika hafla za kikundi ambazo wangelipia wao wenyewe, kama vile milo katika aina fulani za mikahawa, pamoja na wasemaji au waandishi ambao kazi yao imeangaziwa kwenye hafla hiyo., au kuona vituko vya ndani. Hii ni ya manufaa hasa kwa watu ambao hawahudhurii na watu wengine wanaowajua kwani huwapa njia ya kufahamiana na wahudhuriaji wengine na kushiriki katika eneo la karibu bila kulazimika kujitosa kivyake.
Burudani
Burudani inaweza kuwa kipengele kizuri kilichoongezwa kwa mikutano mikubwa, hasa ile inayochukua siku nyingi. Baadhi ya makongamano ya siku nyingi hujumuisha matukio ya baada ya saa za kazi kama vile matamasha, maonyesho ya vichekesho au karamu ambazo washiriki wanaweza kuhudhuria. Kiingilio cha waliohudhuria kinapaswa kujumuishwa katika ada ya jumla ya usajili wa tukio ingawa labda unapaswa kuwaruhusu kununua tikiti za ziada kwa sehemu inayolenga burudani tu. Kwa njia hiyo, inawezekana kwa wasafiri wa biashara wanaoleta marafiki au wanafamilia pamoja na kuwajumuisha wasafiri wenzao kwa matukio ya aina hii.
Vikundi vya Mazoezi
Inaweza kuwa vigumu kuendelea kufuatilia ratiba yako ya mazoezi ukiwa nje ya jiji kwenye mkutano. Inaweza kusaidia wakati waandaaji wa hafla wanachapisha ratiba ya shughuli za mazoezi ya kikundi. Kwa mfano, unaweza kupata mshiriki wa kamati anayefahamu eneo la karibu ili kuandaa matembezi au kukimbia kila siku, au kutenga eneo kwenye ukumbi ili kutoa mafunzo ya mazoezi ya viungo kwa wale wanaotaka kushiriki.
Zawadi za Mlango wa Wahudhuria
Watu wanapenda kushinda vitu, kwa hivyo inaweza kuwa vyema kutoa njia kwa waliohudhuria kujiandikisha na kushinda zawadi za milangoni wakati wa tukio. Unaweza kujumuisha zawadi za mlango zinazotolewa na shirika linalofadhili pamoja na vitu vilivyochangiwa na wachuuzi. Kwa mfano, baadhi ya vikundi vinaweza kutoa zawadi kuu ya pesa taslimu (inayofadhiliwa na shirika au mfadhili), pamoja na zawadi ndogo zinazotolewa na waonyeshaji wa maonyesho ya biashara.
Vikundi vingi hudhibiti mchakato wa kutoa zawadi za mlangoni kwa kuwapa waliohudhuria kadi za bingo zilizo na jina la kila mfadhili au wachuuzi kadhaa wa kwanza wanaojisajili na kulipa. Wahudhuriaji wanapaswa kutembelea vibanda vilivyoainishwa ili kupata mihuri au saini za kipekee, kisha kadi zilizokamilishwa huingizwa kwenye mchoro. Kadi hutolewa kwa wakati uliobainishwa mapema (kwa kawaida mwishoni mwa siku), huku zawadi zikitolewa kwa washiriki wanaohudhuria.
Katika baadhi ya matukio, wachuuzi walio na zawadi za milangoni huwatunuku kwa kukusanya kadi za biashara kutoka kwa waliohudhuria au kuchanganua misimbo ya pau kutoka kwa beji zao.
Zawadi za Mlango wa Maonyesho
Baadhi ya vikundi pia hutoa zawadi za mlango kwa waonyeshaji kama njia ya kuwashirikisha zaidi watu binafsi na makampuni ambayo hutoa usaidizi wa kifedha kwa mkutano huo. Chaguo moja ni kuchora majina ya waonyeshaji mmoja au wawili ili kupokea nafasi ya bure ya kibanda kwa hafla ya mwaka unaofuata. Unaweza pia kutaka kuzingatia kuchora majina ya wawakilishi wa wauzaji ili kutoa zawadi za kufurahisha ambazo watafurahia kupokea. Wataithamini, na inaweza kuwasaidia kuwahimiza waajiri wao kushiriki mwaka ujao!
Tathmini
Ni muhimu kupata maoni kutoka kwa waliohudhuria mwaka huu, pamoja na wachuuzi na wafadhili. Toa njia kwa kila mtu anayehusika kujaza fomu ya tathmini. Unaweza kusambaza tathmini za karatasi kwenye tukio au ufuatiliaji kwa kutuma uchunguzi ndani ya siku chache. Haijalishi jinsi unavyouliza maoni, ni muhimu ufanye! Ni muhimu pia kusikiliza! Chapisha matokeo na uchukue maoni ambayo unazingatia unapoanza kupanga tukio la mwaka ujao.
Kuwa na Mkutano Mzuri
Ingawa hii si orodha inayojumuisha kila aina ya shughuli inayoweza kujumuishwa katika mkutano, ni mahali pazuri pa kuanzia. Kagua mawazo haya na uwahimize wengine wanaohusika katika kupanga tukio lako lijalo kufanya vivyo hivyo. Tumia kile unachojifunza kuchagua baadhi ya shughuli na kama sehemu ya kuanzia kufikiria mawazo mengine ambayo yanaweza kusaidia kufanya tukio lako liwe la kuvutia zaidi kwa hadhira unayolenga. Kuna mikutano mingi huko, kwa hivyo ni muhimu kuchukua hatua ili kuhakikisha kuwa yako inatoa fursa na nyenzo muhimu za maendeleo ya kitaaluma, pamoja na burudani.
