Kupanga tukio kwa shirika lako kunafadhaisha na kunatumia wakati mwingi. Kujipanga vyema kunaweza kukusaidia kupunguza msongo wa mawazo na kukuokoa muda. Jambo moja muhimu la kuzingatia wakati wa kupanga ni mwaliko. Mwaliko huo utawajulisha watu kuhusu tukio lijalo na kuwaomba wahudhurie. Mara nyingi huwa ni mara yao ya kwanza kusikia tukio, kwa hivyo ni muhimu kuangazia maelezo yote katika mwaliko.
Vipengele Msingi vya Mwaliko
Vipengele vya msingi vya kujumuisha katika mwaliko ni:
- Shirika linaloandaa tukio
- Tarehe
- Muda
- Mahali
- maelezo ya mawasiliano ya RSVP
- Bei ya kuhudhuria tukio
Ni muhimu pia kutuma mwaliko kwa wakati ufaao. Hii ina maana angalau wiki sita hadi nane kabla ya tukio. Hii huwapa wageni muda wa kujibu na kupanga ipasavyo.
Mialiko ya Kuandika kwa Mchangishaji
Kuchagua maneno yanayofaa kunaweza kuweka sauti kwa uchangishaji wako na kuwafahamisha wageni kuhusu urasmi wa tukio na kile wanachopaswa kutarajia.
Miongozo ya Mwaliko
Baadhi ya miongozo ya kuzingatia unapoandika mwaliko ni pamoja na:
- Hakikisha umeeleza kwa uwazi ni nani atafaidika na tukio hilo.
- Jumuisha mahususi kuhusu tukio kama vile ikiwa chakula cha jioni kitatolewa au kutakuwa na baa ya pesa.
- Hakikisha kutaja urasmi wa tukio. Ikiwa tukio ni tukio rasmi, taja kwamba ni tai nyeusi ili wageni wafahamu kanuni za mavazi.
- Kila mara toa maelezo ya mawasiliano iwapo wageni wana maswali yoyote.
- Ikiwa tukio liko katika eneo usilolijua, zingatia kujumuisha maelekezo katika mwaliko.
Mazingatio Mengine
Baadhi ya mambo mengine ya kuzingatia unapoandika mwaliko ni:
- Mandhari:Chagua mandhari na uyashirikishe kwenye mwaliko. Kwa mfano, ikiwa tukio ni matembezi ya gofu, tumia mandhari ya gofu kwa mwaliko.
- RSVP: Jumuisha kadi ya majibu kila wakati ili wageni warudishe. Kadi inapaswa kuwa na mahali pa kuandika jina la mgeni pamoja na njia yoyote ya malipo ikihitajika.
- Kuwa wa kipekee: Iwapo kuna jambo la kipekee kwa tukio lako, liorodhe katika mwaliko ili kuvutia wageni. Kwa mfano, mnada wa kimya au wa moja kwa moja unaweza kutajwa au ikiwa kuna burudani maalum.
Mfano wa Maneno ya Mwaliko
Kuna njia nyingi za kutaja mwaliko wa kuchangisha pesa. Unaweza kutumia sampuli zifuatazo kama mwongozo wa kuandika mwaliko wako mwenyewe:
Sampuli 1
Chakula cha Mchana cha Kofia cha Mwaka
Tafadhali jiunge nasi kwa chakula cha mchana cha mchana
Kwa eneo
Tarehe na wakati
Chakula cha mchana kitatolewa saa 1:00 usiku. na divai isiyo ya kawaida
Zawadi zitatolewa kwa kofia bora
Egesho la Valet
mchango wa $50 utanufaisha Shirika
Sampuli 2
Umealikwa kwenye Jina la Tukio
Tarehe
Mahali
6:00 mchana. Cocktails and Hors d'oeuvres
Cash Bar
7:30 mchana. chakula cha jioni
Mnada wa Kimya na Moja kwa Moja
Tai Nyeusi Yathaminiwa
Kufaidi ABC
Washawishi Wageni Kuhudhuria Tukio Lako
Kumbuka kwamba mwaliko huwa ni jambo la kwanza ambalo wageni wataona ili kuwatahadharisha kuhusu tukio lako. Hakikisha kuwa umechukua muda wa kuchagua mwaliko kwa uangalifu na kuusema kwa njia iliyo wazi inayowapa wageni maelezo mahususi kuhusu kile wanachotarajia. Unapounda mialiko ya uchangishaji kila wakati kumbuka sauti unayotaka kuweka kwa hafla yako na uiakisi hiyo katika maneno yako. Kuwa mbunifu jinsi unavyopenda kushawishi wageni kuhudhuria hafla yako ya kuchangisha pesa na kuunga mkono kazi yako.
